Журнал «Директор по персоналу», №4 Апрель 2023
Подбор и адаптация
Подбор и адаптация
Онбординг, который снизил текучесть новичков до нуля: полный пакет документов
Полина Тихонова
ведущий специалист управления по работе с персоналом Фонда развития промышленности
ведущий специалист управления по работе с персоналом Фонда развития промышленности
Из этой статьи вы узнаете:
— Какие компетенции помогут выбрать наставника
— Как кухня помогает в первый день адаптации нового сотрудника
— Как оформить План адаптации нового сотрудника
— Как часто собирать обратную связь во время испытательного срока.
— Какие компетенции помогут выбрать наставника
— Как кухня помогает в первый день адаптации нового сотрудника
— Как оформить План адаптации нового сотрудника
— Как часто собирать обратную связь во время испытательного срока.
В этой статье — образцы документов, благодаря которым мы организовали адаптацию новых сотрудников и снизили текучесть новичков в компании почти до нуля. За полгода из 20 специалистов, которых мы приняли в штат, ушел только один. Все образцы помогут вам в организации онбординга, даже если в компании нет Положения об адаптации. Если решитесь его составить — полный текст документа есть в конце статьи.
Для удобства все образцы документов распределили по пяти основным задачам онбординга. Советуем каждый документ подготовить заранее под ваших новичков.
Для удобства все образцы документов распределили по пяти основным задачам онбординга. Советуем каждый документ подготовить заранее под ваших новичков.
1. Выбрать наставника еще до прихода новичка
Перед тем, как выслать новичку оффер и поприветствовать в компании, мы выбираем наставников из числа сотрудников Фонда. Для этого разработали два документа — Опросник сотрудников Фонда, в котором каждый может выдвинуть на роль наставника своего коллегу, и Ключевые компетенции, где подробно прописаны все качества, которыми должен обладать наставник.
Перед тем, как выслать новичку оффер и поприветствовать в компании, мы выбираем наставников из числа сотрудников Фонда. Для этого разработали два документа — Опросник сотрудников Фонда, в котором каждый может выдвинуть на роль наставника своего коллегу, и Ключевые компетенции, где подробно прописаны все качества, которыми должен обладать наставник.
“
«Адаптация начинается задолго до выхода сотрудника, поэтому важно заранее подготовить материалы, выбрать и обучить наставников. В этом вам могут помочь Опросник и Список компетенций. Однако, я бы рекомендовала собрать для своей компании уникальный список компетенций, который бы отвечал вашей корпкультуре. Так же не забудьте про систему оценки кандидатов в наставники. Без нее набор компетенций станет пустой тратой времени и денег.»
2. Выслать новичку координаты и предупредить коллег
После того, как новичок принимает оффер, мы направляем ему стандартное письмо с информацией о первом рабочем дне. В письме: дата выхода, время и адрес офиса. Заранее для нового сотрудника наставник подготавливает два документа — План адаптации нового сотрудника и План вхождения в должность. Первый регулирует процесс онбординга, а второй — ставит задачи на испытательный срок.
После того, как новичок принимает оффер, мы направляем ему стандартное письмо с информацией о первом рабочем дне. В письме: дата выхода, время и адрес офиса. Заранее для нового сотрудника наставник подготавливает два документа — План адаптации нового сотрудника и План вхождения в должность. Первый регулирует процесс онбординга, а второй — ставит задачи на испытательный срок.
“
«Однозначно, любые документы и материалы в первые недели начала работы крайне полезны как новичку, так и его руководителю или наставнику. Отлично, когда вся информация выдается в структурированном виде, как в таблице. Я бы дополнила таблицу тем, где взять информацию на базу знаний или чат-бот. Мы в компании, например, оставляем qr-коды.
Одна из задач онбординга — убрать тревожность, напряжение. В том числе из-за оценки. То есть с самого начала определить, что и как в конце испытательного срока будут оценивать, и, возможно, дать попробовать самому оценить свои знания. Хорошо бы в таблицу добавить формы оценки. Например, в таблице написано, что он должен знать. Я бы добавила пункт, как будет проверяться.»
Одна из задач онбординга — убрать тревожность, напряжение. В том числе из-за оценки. То есть с самого начала определить, что и как в конце испытательного срока будут оценивать, и, возможно, дать попробовать самому оценить свои знания. Хорошо бы в таблицу добавить формы оценки. Например, в таблице написано, что он должен знать. Я бы добавила пункт, как будет проверяться.»
3. Познакомить с компанией... на кухне
В первый рабочий день сотрудника встречает HR, провожает его в переговорную, где вместе с кадровиком они подписывают необходимые для оформления документы. Там же после всех формальных процедур HR проводит welcome-тренинг. Заканчиваем встречу всегда стандартно — кухней. В такой неформальной обстановке, под чашечку кофе, сотрудник расслабляется и задает свои вопросы.
После экскурсии HR провожает новичка к рабочему месту. Там его встречают руководитель и наставник. Так как наставник заранее подготовил план вхождения в должность и план адаптации, первым делом он знакомит новичка с документами. Если сотруднику все понятно, он переходит к своему рабочему месту, вместе с наставником они проверяют доступы и начинается непосредственная работа с задачами. В конце первого рабочего дня HR получает обратную связь от сотрудника.
В первый рабочий день сотрудника встречает HR, провожает его в переговорную, где вместе с кадровиком они подписывают необходимые для оформления документы. Там же после всех формальных процедур HR проводит welcome-тренинг. Заканчиваем встречу всегда стандартно — кухней. В такой неформальной обстановке, под чашечку кофе, сотрудник расслабляется и задает свои вопросы.
После экскурсии HR провожает новичка к рабочему месту. Там его встречают руководитель и наставник. Так как наставник заранее подготовил план вхождения в должность и план адаптации, первым делом он знакомит новичка с документами. Если сотруднику все понятно, он переходит к своему рабочему месту, вместе с наставником они проверяют доступы и начинается непосредственная работа с задачами. В конце первого рабочего дня HR получает обратную связь от сотрудника.
“
«Комфортная коммуникация помогает быстро реагировать на изменения в голове новичка. Мы в компании пользуемся автоматизированными анкетами обратной связи. Проводим опрос после каждого месяца в течение испытательного срока. Но у нас крупная федеральная сеть. Если в компании сотрудники знают друг друга в лицо, то чек-лист и личный разговор отлично подойдет.»
4. Вовлечь, развлекать и следить за впечатлениями
Кроме встреч с наставником и руководителем, новичков в первый месяц обязательно нужно вовлекать в корпоративные мероприятия. При этом нужно включать их в состав команд из более опытных сотрудников, давать им самостоятельно решать командные задачи. Например, мы раз в месяц устраиваем командные соревнования по готовке определенного блюда. Победителями становятся те, кому отдали большее количество голосов остальные сотрудники, попробовавшие все приготовленное.
В случае быстрого и успешного освоения новичком необходимых навыков, наставничество по согласованию с руководителем, начальником управления по работе с персоналом и наставником может быть досрочно завершено. Если приняли такое решение, то новичку даем заполнить Анкету адаптации.
Кроме встреч с наставником и руководителем, новичков в первый месяц обязательно нужно вовлекать в корпоративные мероприятия. При этом нужно включать их в состав команд из более опытных сотрудников, давать им самостоятельно решать командные задачи. Например, мы раз в месяц устраиваем командные соревнования по готовке определенного блюда. Победителями становятся те, кому отдали большее количество голосов остальные сотрудники, попробовавшие все приготовленное.
В случае быстрого и успешного освоения новичком необходимых навыков, наставничество по согласованию с руководителем, начальником управления по работе с персоналом и наставником может быть досрочно завершено. Если приняли такое решение, то новичку даем заполнить Анкету адаптации.
“
«Представленная анкета — очень важный этап адаптации сотрудника на новом рабочем месте. Заполнение такой анкеты поможет HR-у компании понять, где и какой информации работникам не хватает, что подкорректировать в процессе адаптации, что убрать из адаптационного периода и перенести его на период, когда знакомство и вхождение в должность уже произошло. И, конечно, такая анкета поможет самому сотруднику проанализировать рабочую ситуацию и сделать необходимые выводы.
Я бы все-таки порекомендовала убрать из этой анкеты пункты про возможные причины увольнений. Рано еще на этом этапе заставлять сотрудника задумываться об этом. Оставьте это на exit-интервью. Лучше постараться донести до нового сотрудника, что вы поможете ему справиться со всеми трудностями и задачами.»
Я бы все-таки порекомендовала убрать из этой анкеты пункты про возможные причины увольнений. Рано еще на этом этапе заставлять сотрудника задумываться об этом. Оставьте это на exit-интервью. Лучше постараться донести до нового сотрудника, что вы поможете ему справиться со всеми трудностями и задачами.»
5. Собрать обратную связь
После прохождения испытательного срока наставник, новичок и руководитель заполняют анкеты обратной связи. Новичок заполняет Отклик о наставнике и Отклик о процессе адаптации. Одну анкету заполняет наставник и руководитель. Они оценивают процесс адаптации. Все анкеты откладываются в общий пакет документов. По результатам прохождения испытательного срока формируем итоговый документ. Он нам нужен, чтобы предоставить ДМС и другие плюшки, которые есть у компании.
Чтобы наставник не бросал новичка после трех месяцев, мы разделили премию на две части. Первую выплачиваем после окончания испытательного срока. Вторую — в том случае, если сотрудник проработает в компании не менее шести месяцев
После прохождения испытательного срока наставник, новичок и руководитель заполняют анкеты обратной связи. Новичок заполняет Отклик о наставнике и Отклик о процессе адаптации. Одну анкету заполняет наставник и руководитель. Они оценивают процесс адаптации. Все анкеты откладываются в общий пакет документов. По результатам прохождения испытательного срока формируем итоговый документ. Он нам нужен, чтобы предоставить ДМС и другие плюшки, которые есть у компании.
Чтобы наставник не бросал новичка после трех месяцев, мы разделили премию на две части. Первую выплачиваем после окончания испытательного срока. Вторую — в том случае, если сотрудник проработает в компании не менее шести месяцев
“
«С моей точки зрения, оценка периода адаптации должна отражать не только оценку работы наставника. Иначе все наставники, участвующие в процессе адаптации, просто будут мотивированы на один «успех» — получить выплату. Плохо адаптировал, не прошел новичок испытание — не получил наставник выплату. Лучше, когда по итогам адаптации оценку проходит и новичок, и наставник. И здесь уместна оценка 360, когда новичка оценивает по итогу прохождения адаптации и его наставник, и руководитель, и коллега смежной функции, например. Аналогичная оценка должна быть и у наставника. Далее итоги такой оценки анализируются и принимается (идеально, если коллегиально) решение относительно того, должен ли продолжить новичок свой путь в компании или нет. »
© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на https://kd.action360.ru
Дата копирования: 06.10.2023
Готовые решения для службы персонала на https://kd.action360.ru
Дата копирования: 06.10.2023
Хотите получить консультацию?
Напишите нам и мы постараемся вам помочь
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на передачу и обработку персональных данных и принимаете Политику конфиденциальности.
