В чем заключается принцип HR-Zero

Это новая концепция организации HR-процессов в компании, при котором HR-специалисты внедряют изменения руками руководителей. Задача принципа — максимально автоматизировать рутинные HR-процессы, а часть функций специалистов по управлению персоналом передать линейным руководителям. Например, адаптацию, развитие, обучение.

Маркеры недостатка или переизбытка HR-ов в компании

Прежде чем внедрять новую систему HR-Zero в компании, убедитесь, что проблема существует. Для этого нужно провести диагностику. На то, что с загрузкой сотрудников что-то не так, укажут четыре маркера.

Анализ проблем загрузки HR-подразделения.

После того, как проблему зафиксировали, нужно выяснить ее причины: избыток ручного рутинного труда, дефицит или профицит бюджета, дороговизна процессов или управленческие ошибки. Если установить источник проблемы, станет понятно, что менять. Ниже способы, как проанализировать проблемы.

Оценить процессы. Нужно выяснить, на каких направлениях HR занято больше всего людей и где объем работы растет. После этого необходимо нормировать типовые рабочие функции. К примеру, посчитать фактическое время выполнения работ в кадровом администрировании: прием, увольнение, отпуска. Также можно посчитать трудозатраты и сроки закрытия отдельно массовых вакансий, управленческого персонала и узких специалистов.
Сложнее всего будет нормировать работу по повышению лояльности и вовлеченности, а также функции развития внутренних коммуникаций. Хотя и здесь существуют типичные рабочие операции, от периодичности и качества которых зависит конечный результат. Уже на этапе оценки вы поймете, какие из задач можно поручить руководителям подразделений. Например, сопровождение на этапе адаптации, оценочные интервью, оценку настроений в коллективе.

Посчитать стоимость процессов. Посчитать, сколько стоит большинство HR-функций, достаточно просто. Нужно учесть затраты на оплату труда, техническое обслуживание и сопровождение, услуги внешних подрядчиков, иногда аренду и связь. К примеру, в рекрутинге штатный исполнитель обходится дешевле, чем работа с кадровыми агентствами. Это касается также процессов обучения, кадрового администрирования, особенно в крупных компаниях. Если понимать стоимость каждого процесса, будет проще принимать взвешенные решения, как лучше автоматизировать стандартные операции и какие задачи выгоднее для бюджета компании отдать на аутсорсинг.

Какие HR-функции сложно оцифровать

Роль сильного специалиста по персоналу не в том, что он умеет издать приказ на прием или организовать обучение. HR-ы выстраивают коммуникацию между людьми с разными интересами и характерами, а также между компанией и сотрудниками, сближая их ценности. Эту функцию трудно закрыть информационным чат-ботом.

Оценить возможность автоматизировать функции. В идеале в компании нужно автоматизировать все типовые повторяющиеся задачи, чтобы добиться качества и скорости процессов. Но с точки зрения оптимизации затрат нужно провести дополнительный анализ, ведь, помимо программ, компании придется вложиться в установку, тестирование и доработку систем. А в дальнейшем оплачивать обновления и лицензии. При этом рабочий час IT-специалистов дороже рабочего часа HR-ов. К тому же не все функции возможно оцифровать.

Сравнить компанию с другими игроками на рынке. Есть готовые бенчмарки по количеству специалистов по персоналу на определенную численность компании и на разные функциональные блоки. Но чаще они про типичные функции, где есть точный ориентир: один кадровик на 150 человек или один рекрутер на 15 вакансий в месяц. Этот подход можно использовать, но как дополнительный, ведь есть понятие отраслевой специфики компании, различается уровень автоматизации и текучести персонала.

Перераспределение функций HR-ов на линейных руководителей

Разделите сферы HR-влияния руководителей и специалистов по персоналу, оставив службе персонала только сервисную функцию.

Екатерина Проценко,
генеральный менеджер отеля «SkyPoint» Шереметьево:


Управленцы должны быть способны подхватить HR-функцию
В наших отелях работает один кадровик, на котором лежит 90 процентов делопроизводства, и руководитель HR-департамента. Он занимается подбором персонала, внутренними вопросами, обучением сотрудников. При этом я не боюсь, что задачи провиснут, если кто-то уйдет. В случае чего я временно перенаправлю функции на руководителей департаментов подразделений. Уборщиц будет искать руководитель службы housekeeping. Официантов, посудомойщиц и поваров станет подбирать шеф-повар и руководитель ресторана. У меня есть руководители департаментов, которым можно делегировать подбор и другие вопросы управления персоналом.

Автоматизируйте HR-процессы. Большинство функций можно автоматизировать, например, учет, подбор, адаптацию, аналитику и обучение. Передать их на аутсорсинг выгодно в тех компаниях, где подобная автоматизация уже настроена и текущие операции по сопровождению кадровых функций обойдутся дешевле, чем собственная автоматизация.
Если оставить службе персонала только решение стратегических вопросов по работе с людьми, экспертизу по управлению персоналом, методологическую помощь руководителям и сервис по настройке и обновлению автоматизированных процессов, получится сократить численность подразделения, оставив HR-ам только координацию процессов.

Распределите работу HR-ов на руководителей. Переключить фокус внимания руководителя на людей получится, если оградить управленца от технической HR-рутины за счет автоматизации. Например, первичный отсев по тестам кандидатов можно проводить с настроенным алгоритмом поиска и чат-ботов.
В рамках адаптации нужно дать возможность начальнику сверяться с чек-листом по процедуре. А система обучения онлайн позволит назначать и контролировать прохождение курсов, пульс-опросы будут автоматически опрашивать сотрудников и предоставлять руководителю обобщенную картину настроений в коллективе. Хорошо работает система личных кабинетов сотрудников — люди научатся проявлять больше самостоятельности и искать ответы на свои кадровые запросы.

Риски и ограничения тренда

Как у любой технологии, у тренда HR-Zero есть особенности, которые могут тормозить процесс.

Ограничение 1. Подбор уникальных специалистов. Автоматический поиск и первичный отбор лучше работает на массовых специальностях. При поиске же уникальных специалистов он может не дать нужного результата. В этом случае нужен индивидуальный подход и взаимодействие с претендентами. Это ручная работа, которая требует временных и человеческих затрат.

Ограничение 2. Отказ руководителей от дополнительных обязанностей. Еще одна причина, по которой в компании сложно перейти на HR-Zero — линейные руководители не готовы взять на себя HR-функции. В результате функции управления персоналом провисают, и это приводит к конфликтам, текучести, падению уровня компетенций в команде. Именно поэтому, прежде чем внедрять в компании новые тренды, такие как HR-Zero, необходимо проанализировать все HR-процессы и учесть специфику именно вашей компании.