1. «Высвободили для руководителя два часа рабочего времени ежедневно»

Наталья Гаршина, директор по организационному развитию и HR ГК «Русконсалт»:

— Выявить потери рабочего времени можно разными способами. Расскажу о четырех самых распространенных.

Автоматизированные системы учета и контроля рабочего времени. С их помощью можно зафиксировать время включения и выключения компьютера, продолжительность просмотра работником сайтов или работы в программах и приложениях. Системы учета — хороший способ мониторинга, но без анализа причин потерь времени они бесполезны, а иногда даже вредны.

Приведу пример. Директор одной компании однажды показал мне результаты мониторинга, полученного с экрана компьютера сотрудника, на основании которых он сделал вывод, что последний нерационально расходует рабочее время. При анализе причин потерь рабочего времени выяснилось, что работник в течение дня отвлекается на входящие звонки от коллег и контрагентов, на запросы сотрудников, поиск информации, которая срочно кому-то понадобилась. С этими обстоятельствами и были связаны потери рабочего времени и невысокая продуктивность сотрудника. Отсюда следует, что системы мониторинга хотя и дают статистику по использованию рабочего времени сотрудниками, но если не анализировать причины потерь, объективно оценить и исправить ситуацию невозможно.

Утвержденные нормативы. Нужно сравнить время, которое работник затрачивает на выполнение той или иной трудовой функции или задачи, с нормативом. Проблема в том, что актуальные нормы выработки или нормо-часы разработаны не для всех трудовых функций. Есть отраслевые нормативы, но некоторые из них устарели, а другие усредненные и не могут подходить всем организациям. Такой способ применим, если удастся подобрать подходящие нормативы либо создать их самостоятельно, что достаточно трудоемко.

Визуальный контроль осуществляют в форме наблюдения за рабочим процессом либо проводя хронометраж рабочего времени. На одном предприятии мы пытались выявить потери рабочего времени с помощью наблюдения за рабочим процессом. Для этого мы сократили время, необходимое для перемещения готовой продукции со склада в сектор отгрузки за счет удаления лишних операций и перераспределения функций между сотрудниками. При наблюдении выяснилось, что работники склада тратят время на то, чтобы принести в бухгалтерию документы для оформления перемещения продукции. Чтобы это устранить, в складской программе мы вменили функцию оформления перемещения старшим смены, таким образом сократив время перемещения готовой продукции.

Ликвидировать потери можно и с помощью хронометража. Руководитель одного из подразделений как-то обратился с запросом на увеличение штатной численности подчиненного персонала, мотивируя это нехваткой времени и постоянными авралами. Мы провели хронометраж его рабочего времени, в течение определенного периода в таблицу вносили все выполняемые задачи и фиксировали потраченное на их выполнение время. В итоге мы высвободили для этого руководителя два часа рабочего времени ежедневно.

Анализ бизнес-процессов. С его помощью можно найти причину нерационального использования времени и устранить все виды простоев и потерь. Ведь часто потери времени вызваны необходимостью исправлять брак, устранять ошибки смежных служб, ждать информацию или необходимые материалы и т. д.

2. «Сотрудник тратил в день более часа просто на то, чтобы несколько раз налить себе чай»

Андрей Мартынов, генеральный директор компании «КорПси»:

— Есть потери времени, которые происходят неосознанно или из-за плохой организации внутренних процессов в компании. Для выявления таких потерь нужно провести мониторинг рабочего времени сотрудника, чтобы понимать, чем занят сотрудник поминутно, а также карту его передвижения по территории организации.

Приведу пример. Однажды мы оценивали эффективность сотрудника крупного производственного предприятия. К его работе претензий не оказалось — работник добросовестно исполнял обязанности. Но выявился интересный факт. Сотрудник тратил в день более часа просто на то, чтобы несколько раз налить себе чай, так как чайник находился далеко от его рабочего места. Сам работник был удивлен такой тратой времени — он делал это неосознанно и не имел цели отлынивать от своих должностных обязанностей.

3. «Сотрудники на местах очень хорошо знают, где теряются рабочие часы»

Марина Миронова, HRD «ВЕЛЕС Капитал», HR-ментор, психолог:

— В каждой компании свои пути поиска источников потерь рабочего времени и шаги по их устранению. В своей практике я сталкивалась с несколькими подходами.

Контроль присутствия — самый непоказательный подход. Он позволяет выявить потери в связи с опозданиями и больничными, но внутри фиксированного рабочего дня потери не видны.

Контроль рабочего времени через сроки решения рабочих задач . Это может быть контроль срока ответа на запрос или контроль времени решения задачи. Достаточно эффективный метод, но требует большой квалификации руководителя, грамотно ставящего задачи персоналу и контролирующего их выполнение.

Вовлечение сотрудников в процесс поиска и исправления точек потери времени — через конкурсы идей или соревнования. Сотрудники на местах очень хорошо знают, где теряются рабочие часы, и их экспертиза может стать бесценным материалом для анализа. Более того, вовлечение сотрудников в процесс оптимизации делает их более заинтересованными и мотивированными на решения.

Внутренний или внешний консалтинг — системная работа по анализу действующих процессов и поиску ресурсов для повышения производительности. Это длительный и системный процесс, в который часто включены ключевые руководители компании. Выявленные проблемы будут действительно весомыми, но их исправление может принести существенный прогресс в развитии компании. Данная работа имеет большую историю оптимизации бизнес-процессов на промышленных предприятиях, где каждую потерю систематизировали, анализировали, исправляли.